Quels documents faut-il fournir pour EcoVadis ?
Mis à jour le · Kerbone
EcoVadis demande des preuves pour chaque réponse : politiques signées et datées, procédures, chartes, indicateurs chiffrés, certificats et rapports. Elles couvrent quatre thèmes : environnement, social et droits humains, éthique, achats responsables. Un document doit être daté, propre à votre entreprise et relié à la bonne question pour être pris en compte.
Les preuves attendues, thème par thème
- Environnement : politique environnementale, suivi des consommations d’énergie, bilan carbone, gestion des déchets.
- Social et droits humains : politique santé et sécurité, document unique, taux d’accidents, plan de formation, accord ou politique diversité.
- Éthique : code de conduite anticorruption, procédure d’alerte, politique de protection des données.
- Achats responsables : charte fournisseurs, questionnaire d’évaluation des fournisseurs, clauses RSE dans les contrats.
Ce qui rend une preuve recevable
Une preuve doit porter le nom de votre entreprise. Un modèle téléchargé sans adaptation ne compte pas.
Elle doit être datée et récente, surtout pour les indicateurs. Elle doit montrer un engagement de la direction, par une signature ou une validation.
Enfin, elle doit répondre à la question posée. Un rapport de 60 pages joint partout fait perdre du temps à l’analyste, et des points.
Les erreurs les plus fréquentes
- Cocher une pratique sans joindre de document.
- Joindre une politique sans objectif chiffré ni responsable.
- Oublier les indicateurs de résultat, alors que les politiques existent.
- Envoyer des documents internes non traduits quand le questionnaire est en anglais, sans vérifier la langue acceptée.
Une base de preuves qui sert plusieurs fois
Les mêmes documents répondent aux appels d’offres, aux questionnaires clients et aux demandes des banques.
Une base rangée par critère réduit la préparation suivante à une mise à jour.
Notez pour chaque document sa date de fin de validité. Un certificat expiré ou un indicateur de l’année précédente perd sa valeur au moment de la réévaluation.
Par où commencer quand rien n’est écrit ?
Faites d’abord l’inventaire de ce qui existe sans porter le nom RSE. Le document unique, le règlement intérieur, le registre des déchets et les factures d’énergie sont déjà des preuves.
Rédigez ensuite les politiques de base : environnement, santé et sécurité, éthique, achats. Une page chacune, avec des objectifs datés, vaut mieux qu’un long texte générique.